Como digitalizar seus documentos mais importantes

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Se você tem algum tempo livre em casa e quer um projeto produtivo, considere a criação de um arquivo digital de seus papéis pessoais.

Enquanto o Dia Mundial de Backup desta semana é tipicamente comemorado mais por fabricantes de disco rígido e serviços de armazenamento de dados, é suposto fazer as pessoas se lembrar de fazer backup de seus computadores. Mas mesmo que já estejam a fazer backup dos vossos ficheiros digitais, têm um plano de reserva para os vossos documentos únicos e fotos que só têm em papel, como certidões de nascimento, licenças de casamento e papéis de alta Militar?

Digitalizar cópias de seus papéis pessoais cria um arquivo digital que também pode ser usado como um backup, especialmente se você tem os arquivos protegidos por senha e armazenados em um local seguro. E mesmo que você não tenha um scanner de documentos, você pode criar seu arquivo pessoal com um smartphone, alguns aplicativos e um pouco de tempo. Aqui está um guia para começar.

Reúna todos os documentos que quiser digitalizar. Além de registros vitais, considere outros papéis que você salvou ao longo dos anos e pode querer compartilhar, como cartas antigas, certificados, diplomas, recortes de jornais, fotografias de família e outras lembranças sentimentais guardadas em álbuns ou caixas. (Tenha em mente que enquanto as cópias eletrônicas de alguns documentos podem não ser adequadas para uso oficial, você pode usá-las você mesmo para uma referência rápida.)

Digitalizar uma grande pilha de documentos é repetitivo, mas vai mais rápido quando você tem a pilha organizada e está trabalhando em uma área limpa e bem iluminada para emitir DNI no Acre. Roda a tua lista de reprodução favorita ou podcast enquanto digitalizas, mas evita bebidas abertas por perto que possam derramar nos teus papéis.

Você tem uma impressora que foi vendida como um dispositivo” multifunções”, mas que você nunca usou para mais do que Impressão? Desenterre o manual, porque o seu dispositivo também pode digitalizar e fotocopiar. Você pode precisar instalar software utilitário ou encontrar a função de digitalização nas configurações do sistema do seu computador.

Uma vez configurado, abra a tampa de digitalização na parte superior da impressora e coloque o seu documento original ou fotografia de frente para baixo no vidro. Feche a tampa e selecione a opção de digitalização na impressora ou tela do computador para criar o arquivo digital.

Se você não tem um scanner, seu smartphone pode preencher. Basta navegar na sua loja de aplicativos e baixar um aplicativo de digitalização móvel. Estes aplicativos usam a câmera do seu telefone para capturar uma imagem da página. Essa imagem é salva como um arquivo PDF ou JPG para o seu telefone ou um site de armazenamento online. Certifique-se de ler primeiro a Política de privacidade do aplicativo para que você saiba onde seus dados estão sendo armazenados e gerenciados pela empresa.

Alguns aplicativos de scanner de documentos também podem capturar fotografias, o que é útil se você está tentando copiar impressões antigas firmemente preso em álbuns antigos ao solicitar DNI no Ceará. Ou você pode apenas tirar uma foto da foto com a câmera do seu telefone e usar ferramentas de edição de fotos para melhorar a imagem.

Para impressões antigas e desbotadas, um aplicativo que usa inteligência artificial para capturar, limpar e cor correta pode ajudar. Fotoscan pelo Google Photos, gratuito para Android e iOS, é uma opção. O scan de fotos do Photomyne para Android e iOS também usa algoritmos para melhorar fotos e tem uma versão gratuita limitada; a versão completa custa US $10 por mês para obter maior qualidade de imagem e outras características.

Os ladrões de identidade estão sempre à procura de informações pessoais, por isso proteger password os seus ficheiros adiciona uma camada de segurança. A maioria dos sistemas operacionais de computador incluem ferramentas para bloquear pastas, e programas comerciais de criptografia são outra opção. Programas de edição de PDF como o Adobe Acrobat DC também incluem uma funcionalidade de senha.

Se você quiser manter os documentos online com Dropbox ou um serviço semelhante, encripta-os antes de enviar. Você também pode esconder seus arquivos em uma pen criptografada em um local seguro. O Wirecutter tem um guia para bloquear o seu hardware, incluindo criptografar o disco rígido de um computador.

Espero que nunca tenha de ligar para o seu arquivo digital para situações graves. Mas planejando com antecedência quando você tem o luxo de tempo, você pode certificar-se de cópias de seus documentos estão lá quando você precisa deles.